Рационализирование процессов работы с POS-материалами

Задача

• Рационализировать процессы работы с POS-материалами, обеспечив максимальную автоматизацию и снижение нагрузки на персонал клиента

Сложности

• Отсутствие специализированной системы учета: Клиент не располагал собственной учетной системой для POS-материалов, что затрудняло отслеживание запасов, управление заказами и анализ данных.
• Децентрализованная система заказов: Ежемесячные рассылки и сложные согласования одиночных заявок приводили к значительным задержкам и увеличению трудозатрат.
• Географическая распределенность: Разрозненность представителей компании по всей территории РФ усложняла процесс сбора заказов и координацию поставок.

Решение и результаты

Клиенту было предложено комплексное решение на базе системы МАР, направленное на полную автоматизацию и оптимизацию процессов управления POS-материалами:

1. Интеграция поставщиков в систему МАР:
• Поставщикам клиента были предоставлены индивидуальные логины в системе МАР, обеспечивающие самостоятельное управление информацией о продукции.
• Поставщики получили возможность загружать фотокаталог, подавать заявки на поставку материалов и заказывать пропуска на территорию склада.
• Клиент осуществлял централизованный контроль, утверждая или отклоняя заявки поставщиков, что позволило оптимизировать процесс закупок и снизить риск ошибок.
2. Управление заказами через систему МАР:
• Каждому представителю клиента был предоставлен индивидуальный доступ в систему МАР с настраиваемыми параметрами.
• Представители могли в течение месяца оформлять предзаказы на необходимые POS-материалы, оптимизируя планирование и логистику.
• Система обеспечивала автоматизированный сбор и обработку заказов, исключая необходимость ручного сбора данных и снижая вероятность ошибок.
3. Оптимизация согласования заявок:
• Для упрощения согласования одиночных заявок был разработан последовательный алгоритм утверждения через систему МАР.
• После получения финального одобрения руководства клиента, заявка автоматически загружалась в систему склада, исключая ручную обработку и ускоряя процесс исполнения заказа.
4. Управление неликвидными запасами:
• Был разработан специальный отчет, позволяющий анализировать и отслеживать POS-материалы, хранящиеся на складе без движения более 3-х месяцев (согласно условиям клиента).
• Данные отчета использовались для своевременной утилизации неликвидных запасов, что позволило оптимизировать использование складских площадей и снизить расходы на хранение.

Результат

• Сокращение времени на обработку заказов на 38%: Автоматизация процессов сбора и согласования заявок позволила значительно ускорить обработку заказов и снизить нагрузку на персонал.
• Оптимизация управления запасами: Внедрение системы мониторинга неликвидных запасов позволило своевременно выявлять и утилизировать невостребованные POS-материалы, сократив затраты на хранение и освободив складские площади.
• Повышение прозрачности и контроля над процессами: Система МАР обеспечила полный контроль над всеми этапами работы с POS-материалами, от закупок до отгрузки, что позволило улучшить планирование и принятие решений.
• Снижение операционных затрат на 23%: За счет автоматизации процессов и оптимизации управления запасами клиент смог значительно сократить операционные затраты, связанные с работой с POS-материалами.